Van Excel naar Platform

Veel bedrijven en workflows ontstaan in Excel. Eén of meerdere specialisten bouwen daar prototypes: slimme sheets, formules en macro’s. Voor je het weet is er een compleet businessmodel in elkaar geklikt.

Helaas is dit niet altijd schaalbaar, omdat het vaak afhankelijk is van degene die al deze kennis bezit en in werking houdt. Die weet waar alles staat, hoe het loopt en wat je vooral niet moet aanpassen.

Ik vind niks leukers dan om daar samen met die specialisten in te duiken. Het proces begrijpen. De uitzonderingen zichtbaar maken en business rules duidelijk krijgen. Om dat vervolgens te abstraheren naar een systeem waarin repetitieve taken tot het verleden behoren en logica gestroomlijnd wordt. Waar kennis niet meer in hoofden of spreadsheets zit, maar waar iedereen — oud of nieuw in je organisatie — mee aan de slag kan.

User case

Academion — Onderzoeksplatform voor academische instellingen

Wat?

Een volledig onderzoeksplatform waarmee academische instellingen grootschalige studies opzetten, data verzamelen en deelnemers beheren — over meerdere instellingen en opleidingen heen.

Waarom?

Academion begon zoals zoveel processen: in Excel. Onderzoekscoördinatoren hielden handmatig bij welke deelnemers bij welk bezoek hoorden, welke enquêtes nog open stonden en wie er al had gereageerd. Statussen werden bijgehouden in kolommen, e-mails werden handmatig verstuurd en exports samengesteld via kopieer-en-plakwerk. Alles draaide op de kennis van een handjevol mensen.

Dat werkt — tot het niet meer werkt. Bij groeiende aantallen instellingen, opleidingen en deelnemers wordt zo’n werkwijze een bottleneck. Fouten sluipen erin, kennis verdwijnt als iemand vertrekt, en opschalen is onmogelijk zonder de werkdruk te verdubbelen.

Hoe?

Samen met de specialisten die het bestaande proces door en door kenden, hebben we elke stap in kaart gebracht: van het aanmaken van een onderzoeksproject tot het exporteren van resultaten. Elke uitzondering, elk handmatig klusje, elke “dat weet alleen Marieke”-situatie.

Dat vertaalden we naar een platform met:

• Een dynamische survey-builder met tientallen vraagtypen, conditionele logica en meertalige ondersteuning (NL/EN).
• Geautomatiseerd deelnemersbeheer — van uitnodiging tot voltooiing, inclusief statustracking, herinneringen en rolgebaseerde toegang.
• Een gestructureerde hiërarchie van projecten, instellingen, opleidingen en bezoeken, zodat complexe onderzoeksopzetten overzichtelijk blijven.
• Geautomatiseerde exports en documentgeneratie — geen handmatig kopieerwerk meer, maar kant-en-klare rapportages per bezoek, per deelnemer of als compilatie.
• AI-vertaling van open antwoorden, zodat meertalige datasets direct bruikbaar zijn voor analyse.

Het resultaat: een platform waar nieuwe medewerkers direct mee aan de slag kunnen, waar het proces niet meer afhankelijk is van één specialist, en waar de organisatie kan groeien zonder dat de werkdruk meegroeit.